Inwentaryzacja to coroczny obowiązek przedsiębiorców. Wynika on z aktualnie obowiązujących przepisów. Ważne jest to, aby mieć świadomość, że potwierdzenie salda jest jednym z punktów inwentaryzacji. Bez tego niemożliwym byłoby stworzenie zestawienia składników aktywnych oraz pasywnych w księgach rachunkowych. To zaś potrzebne jest do tego, aby porównać stan rzeczywisty z założeniami. Metody inwentaryzacji dobierane są w sposób indywidualny. Oprócz potwierdzenie salda mamy do dyspozycji spis z natury, czy też porównaniu ksiąg rachunkowych z dokumentacją źródłową. Na czym polega metoda potwierdzenia salda? W ramach inwentaryzacji musimy zdobyć oświadczenia od naszych kontrahentów, które dotyczą wzajemnych rozrachunków. Są one następstwem prowadzonej księgowości – bez nich nie moglibyśmy stworzyć zestawienia dochodów i rozchodów. Oczywiście, jeśli otrzymamy, jakiekolwiek różnice, to naszym zadaniem jest to, aby je wyeliminować. W pierwszej kolejności należy dowiedzieć się, co jest źródłem nieprawidłowości. Następnie musimy wykonać odpowiedni rozrachunek, który pozwoli nam pozbyć się owej różnicy.
Za pośrednictwem potwierdzenia salda możemy łatwo i szybko dokonać analizy finansowej naszego przedsiębiorstwa. Ta metoda pozwala nam na bezproblemowe uzyskanie niezbędnych nam informacji dotyczących sytuacji majątkowej danej jednostki. Dodatkowym atutem jest fakt, że możemy monitorować naszych dłużników, dzięki czemu mamy lepszą kontrolę nad finansami firmy. Kolejną zaletą jest to, że wszelkie błędy w rozrachunkach wykrywane są niemal natychmiast. Można również bez przeszkód dowiedzieć się, co jest przyczyną nieprawidłowości.
Potwierdzenia sald możemy wykonywać na kilka różnych sposobów. Nie istnieje jedna wiarygodna metoda, która byłaby rekomendowana przez organy wyższego szczebla. Najważniejsze jest to, aby potwierdzenie salda było wiarygodne. Zwykle jest ono tworzone w tradycyjny sposób (pisemny) lub elektroniczny. Warto jednak dodać, że metoda elektroniczna nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać. Oczywiście w ten sposób możemy zaoszczędzić czas oraz zminimalizować formalności, jednak pamiętajmy o tym, że musimy spełniać podstawowe zasady. Jedną z nich jest obowiązek udokumentowania tego, że nasz odbiorca otrzymał wiadomość elektroniczną. Ponadto konieczne jest również wykonanie wydruku elektronicznego potwierdzenia nadania, a także prośby o potwierdzenie salda.
Nie można również zapomnieć o tym, że termin inwentaryzacji określony jest w przepisach. Wynika z tego, że musi ona odbyć się nie wcześniej, niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Tyczy się to również metody potwierdzenia salda. Druk potwierdzenia salda powinien zostać również właściwie zaprojektowany. Może on przyjmować różne formy, jednak ważne jest to, aby zawierał on obowiązkowe elementy. Standardowy druk składa się z dwóch części. Jedna część zostaje u nas, druga zaś oddawana jest właściwej jednostce po wypełnieniu. W przypadku błędów należy dodać specjalną adnotację o zaistnieniu nieprawidłowości.
