Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, a także w jaki sposób prawidłowo prowadzić ten rodzaj dokumentacji. Najprościej można powiedzieć, że jest to rodzaj ewidencji księgowej. Prowadzi się go w celu ujęcia operacji gospodarczych w uproszczony sposób. Co więc powinno być w tej ewidencji zaksięgowane? Są to między innymi przychody przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że dotyczy to nie tylko przychodów ze sprzedaży, ale wszystkich przychodów, jakie zanotuje działalność gospodarcza. Księga kpir zawierać powinna również zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych. Zakupy takie powodują często powstanie różnych kosztów ubocznych, które w opisywanym dokumencie również powinny zostać ujęte. W naszych zapisach uwzględnić musimy również wynagrodzenia wypłacane pracownikom w gotówce, jak również w naturze. Nie można pominąć żadnych kosztów związanych z działalnością firmy. Nowością jest możliwość ujęcia w KPiR kosztów prac badawczo – rozwojowych.
Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ciąży na osobach fizycznych, które osiągają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zdecydowały one o opodatkowaniu tej działalności w formie podatku liniowego lub płacą podatek na zasadach ogólnych. Zobligowane są do tego również spółki: jawne i partnerskie i spółki cywilne osób fizycznych. Należy też pamiętać o tym, że obowiązuje kwota graniczna 2 000 000. Abyśmy mogli prowadzić dokumentację w formie KPiR, kwoty tej nie mogą przekroczyć przychody netto naszej działalności gospodarczej ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. W przeciwnym wypadku będzie ciążył na nas obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg.
Jeśli dopiero zaczynamy prowadzenie działalności gospodarczej, to książka przychodów i rozchodów powinna zostać założona z datą o jeden dzień wcześniejszą, niż data rozpoczęcia działalności. W kolejnych latach rozpoczynamy co roku prowadzenie nowej KPiR w dniu 01. stycznia. Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą w formie spółki, to należy pamiętać, że KPiR nie może być prowadzona dla każdego wspólnika osobno, ale musi dotyczyć całości spółki. Fakt prowadzenia książki należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego, właściwego dla miejsca zamieszkania podatnika. Wiele urzędów skarbowych nie wymaga jednak tej czynności, z uwagi na to, że wyboru prowadzonej ewidencji dokonuje się podczas rejestracji działalności. Informację tą umieszcza się na druku CEIDG-1.
Aby ułatwić sobie pracę, możliwe jest aby podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona była w formie elektronicznej. Należy jednak pamiętać, o kilku warunkach, które sprawiają, że dokumentacja taka zostaje uznana za prawidłową. Trzeba pamiętać o tym, że dane elektronicznej KPiR powinny być bezwzględnie zapisane na trwałym nośniku danych. Muszą one być chronione przed zniszczeniem, lub zniekształceniem, a także zabezpieczone tak, aby nie miały do nich dostępu osoby niepowołane.
